La valutazione delle prestazioni (o performance appraisal) costituisce un’attività fondamentale della moderna gestione delle risorse umane. E’ uno strumento che si concentra sulla prestazione del lavoratore, cioè sul contributo da lui fornito all’organizzazione come titolare di una determinata posizione, utilizzando le sue competenze.
La valutazione delle performance si focalizza di solito su alcune componenti più oggettive, appartenenti alla sfera dei risultati raggiunti, altre più soggettive, appartenenti alla sfera dei comportamenti. La prestazione può essere quindi valutata secondo questi due aspetti:
- i risultati ottenuti dal lavoratore in relazione agli obiettivi assegnati (“cosa è stato fatto”). Un tipico esempio sono gli MBO;
- i comportamenti organizzativi agiti dal lavoratore (“come è stato fatto”) che possono riguardare aspetti quali la leadership, il team working, la capacità di problem solving, ecc.
Per valutare la prestazione è necessario definire la prestazione attesa, ossia quello che ci si attende e confrontarla con la prestazione effettiva della persona. L’azienda sarà interessata al raggiungimento dei risultati ma anche ai comportamenti organizzativi utilizzati. E’ quindi importante specificare i comportamenti organizzativi attesi, con le necessarie definizioni e indicatori di osservazione. Queste informazioni dovrebbero essere inserite in declaratorie informative accessibili ai valutatori e ai valutati, per rendere il più oggettivo e trasparente possibile il processo di valutazione.
I comportamenti oggetto di valutazione possono essere espressione di attività mentali (come sintesi, analisi, astrazione, ecc.) o di attività tecniche e organizzative (capacità di controllo, di gestione delle risorse umane, ecc.) o di attività relazionali (leadership, capacità comunicativa, capacità di vendere, ecc.). Devono essere invece escluse le valutazioni inerenti a tratti della personalità, attitudini o atteggiamenti.
In questo senso, risulta preferibile individuare i comportamenti di task performance, escludendo quelli relativi alla contextual performance quali, ad esempio, la disponibilità ad assumere incarichi extra, manifestare entusiasmo e persistere nel commitment, identificarsi nell’organizzazione e proteggerla. Nonostante essi siano comportamenti da incentivare, non costituiscono formalmente una componente del ruolo e dipendono in larga parte dalla discrezionalità dei singoli e dal clima aziendale.
In genere, per le posizioni con ampia autonomia decisionale (bassa specializzazione verticale) è più adeguata una valutazione incentrata prevalentemente sui risultati, mentre laddove l’autonomia è minore (alta specializzazione verticale) è più adeguata una valutazione basata prevalentemente sui comportamenti organizzativi.
La valutazione delle prestazioni avviene con cadenza periodica, tipicamente annuale (periodo di valutazione).
Step per la realizzazione di un processo di valutazione delle performance del personale
1. Definizione della popolazione coinvolta;
2. Svolgimento di una Analisi delle Posizioni (se non già svolta) per individuare:
- Area di Responsabilità;
- Tipologia di Obiettivi;
- Parametri quantitativi e qualitativi di controllo;
- Competenze e Comportamenti Organizzativi richiesti.
3. Individuazione delle connessioni tra obiettivi di più posizioni per individuare aree di responsabilità comuni;
4. Definizione della scala di misurazione e della periodicità della rilevazione;
5. Valutazione dei collegamenti con il sistema premiante, con quello di pianificazione delle carriere, con il processo di formazione e sviluppo tramite la skills gap analysis);
6. Progettazione delle schede di valutazione e del manuale operativo;
7. Programmazione della formazione sull’utilizzo degli strumenti di valutazione.