 Una intranet aziendale è un sistema di comunicazione interno all'azienda, basato sugli standard tecnologici utilizzati in Internet. La caratteristica peculiare di una Intranet aziendale è l'accesso alle informazioni pubblicate, che è ristretto agli utenti autorizzati e non a tutti i navigatori. Sempre più spesso la intranet aziendale è legata al discorso del web 2.0. L’importanza di una Intranet aziendale web 2.0 Una Intranet può ridurre il tempo impiegato dai collaboratori per comunicare. Tramite la creazione di gruppi di discussione, è possibile comunicare velocemente e in modo coordinato col gruppo di lavoro superando i limiti tradizionali della comunicazione via mail. Ciò comporta inoltre una minore perdita di informazioni (con conseguente riduzione dei costi legati agli errori di comunicazione). Se in azienda sono ancora presenti documenti cartacei, l’utilizzo di una intranet sicuramente favorirà la diffusione di documenti in formato elettronico. Sarà infatti possibile condividere i documenti che interessano più persone senza la necessità di produrre copie cartacee (con conseguente riduzione dei costi). Come implementarla L’utilizzo di piattaforme Web 2.0 è dovuta a due esigenze principali:
Quanto più nell’azienda c’è una gerarchia strutturata, tanto più saranno forti le resistenze incontrate. È consigliabile cominciare con piccoli team di lavoro così da verificare facilmente i costi (solitamente minimi), i tempi (anche questi minimi con le applicazioni presenti sul web) ed i benefici. Anche i tempi (ed i costi) di formazione sono solitamente bassi poiché si tratta di strumenti semplici e che ormai sempre più spesso ricalcano il funzionamento dei più diffusi social network. Criticità di una intranet aziendale e fattori di successo Per partire nel modo giusto conviene identificare un piccolo progetto per migliorare la comunicazione interna (per esempio blog o wiki). Si può partire con un gruppo limitato di utenti (ad es. un unico dipartimento) e poi fare evolvere questa versione “beta” ampliando la base di utenza oppure introducendo nuove funzionalità. È importante avere l’appoggio dei decision maker aziendali e assicurarsi che, chi gestisce le informazioni all’interno dei team di lavoro, partecipi attivamente all’introduzione della piattaforma web 2.0. In questo modo è possibile fare una analisi delle esigenze dei futuri utenti della intranet e impostare il design. Anche se si parte in piccolo, è importante definire da subito il modello di governance e la divisione delle responsabilità. Il modello maggiormente diffuso prevede questa suddivisione dei compiti:
Il grado di criticità aumenta in modo direttamente proporzionale alla dimensione dell’azienda e alla segretezza dei contenuti. La condivisione di informazione comporta sia la possibilità dall’esterno di introdurre nell’infrastruttura aziendale virus o altri oggetti dannosi sia la semplice presenza di contenuti non in linea con le regole interne o inutili per gli obiettivi di lavoro. Per misurare il successo della intranet possono essere utilizzati i seguenti parametri:
Soluzioni pratiche E’ sempre più facile realizzare una soluzione Web 2.0 utilizzando strumenti che integrano semilavorati ed esempi disponibili in rete. Stiamo parlando di soluzioni che possono essere solo in parte personalizzate nelle funzioni e soprattutto nel design. I servizi gratuiti presi in considerazione sono:
1. Groupsite  È un sito internet che permette la creazione di gruppi aperti al pubblico o privati. È stato preso in considerazione per la gratuità della maggior parte dei servizi e per la flessibilità nell’acquisto dei servizi a pagamento. Inoltre, l’interfaccia grafica è molto simile a quella di Facebook e di conseguenza può essere utilizzato senza molta fatica anche dagli utenti meno avvezzi all’utilizzo di strumenti informatici complessi. Le caratteristiche disponibili sono le seguenti:
2. Google Apps  È una suite di strumenti per uso personale o aziendale gratuiti. Le funzionalità prese in considerazione sono le seguenti: Google Calendar: è un calendario online che consente ai dipendenti di collaborare in modo efficiente, ad esempio gestendo le riunioni e pianificando gli appuntamenti. I calendari possono essere condivisi in tutta l'azienda o con determinati collaboratori. È possibile anche l’accesso da dispositivi mobile e ricevere notifiche sugli eventi via mail o sms. Google Documenti: consente la condivisione e la modifica di documenti, fogli di lavoro e presentazioni basati su Web. È permesso a più utenti di modificare contemporaneamente lo stesso file in modo che tutti abbiano a disposizione la versione più aggiornata con accesso da qualsiasi luogo. Google Gruppi: può essere utilizzato per creare mailing list e condividere facilmente calendari, documenti, siti e video. Offre una creazione semplificata dei gruppi. In altri termini crea una gestione centralizzata degli strumenti google calendar e google documenti per uso personale. I membri possono essere aggiunti e rimossi dal gruppo, consentendo al proprietario di gestire le impostazioni di accesso ai contenuti per ciascun utente. I gruppi possono essere moderati o meno e i membri possono scegliere di ricevere messaggi individuali, sintesi giornaliere o nessuna email. Anche in questo caso i membri possono creare profili personalizzati. È inoltre possibile creare una knowledge base raccogliendo le informazioni delle varie discussioni presenti nel gruppo. Google Sites: è un servizio per creare pagine web dinamiche come un documento normale. È un modo semplice di creare pagine web per intranet e progetti del team. È molto utile per creare una organizzazione centralizzata delle informazioni. Noosfero:  Per completezza parlerò ora anche di Noosfero. L'utilizzo è meno immediato in quanto richiede l'installazione su un server. Noosfero è un software open source. È un'applicazione altamente configurabile e, rispetto agli altri due servizi analizzati, presenta la funzione di chat che, in alcuni casi (si pensi ad esempio agli open space) può rappresentare una valida alternativa al telefono.
L’installazione di Noosfero presenta però vari costi:
Per approfondimenti: Gestione Risorse Umane
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