Le Tavole di Rimpiazzo sono uno strumento essenziale per mappare le risorse umane presenti in azienda. Hanno lo scopo principale di stabilire le gerarchie di successione per i ruoli chiave, nel momento in cui una persona decidesse di abbandonare l’azienda.

Le tavole di rimpiazzo sono create incrociando informazioni organizzative con informazioni sulle persone. Da un punto di vista organizzativo, è indispensabile avere una definizione delle posizioni e dei ruoli (obiettivi, attività, competenze, ecc.). È inoltre necessario avere un sistema di valutazione del personale che consenta di rilevare il livello di possesso delle competenze, le performance e, possibilmente, anche il potenziale dei soggetti.
Un altro criterio da prendere in considerazione per la creazione delle tavole di successione è l’esperienza.

Più queste informazioni sono complete e accurate, più le tavole di rimpiazzo sono utili per trovare internamente all’azienda un soggetto capace di ricoprire un ruolo improvvisamente scoperto. In questo modo è possibile evitare di selezionare nuovo personale dall’esterno e, di conseguenza, di ridurre i tempi e i rischi relativi alla fase di inserimento.

In base a queste informazioni/criteri, viene creata una gerarchia dei possibili sostituti per un determinato ruolo. I sostituti possono provenire o dalla stessa divisione aziendale o, nel caso di aziende che danno un alto valore alle competenze trasversali e alla job rotation, anche da altre divisioni. E’ quindi possibile avere ruoli che possono essere ricoperti da personale proveniente da altri settori aziendali, oppure soggetti che possono potenzialmente ricoprire più ruoli.

Il risultato delle analisi svolte, è una lista di possibili sostituti con una distinzione tra i soggetti che possono ricoprire “immediatamente” il key role e chi, invece, può ricoprirlo dopo n mesi (in conseguenza, per esempio, di interventi formativi o di fasi di addestramento on the job).

Differenza tra tavole di rimpiazzo e piani di sviluppo
I piani di sviluppo e le tavole di rimpiazzo si basano sullo stesso tipo di informazioni. I primi, però, hanno uno scopo diverso: servono a inserire e a far crescere in azienda nuovo personale. Il neoassunto (solitamente si tratta di giovani con un alto potenziale), alla fine del suo percorso formativo, potrà occupare un key role già esistente o uno nuovo. I piani di sviluppo, quindi, rientrano nella programmazione aziendale a medio-lungo termine in accordo con le strategie aziendali.
Le tavole di successione, invece, sono il “piano B” di cui un’azienda si dota per fronteggiare cambiamenti improvvisi nella pianta organica del personale.

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