La filosofia Smarter Working favorisce la nascita di nuovi stili di lavoro, semplificando le comunicazioni e favorendo la collaborazione. Le condizioni sono favorevoli allo sviluppo di questo approccio anche in Italia. L’ufficio tradizionale si sta evolvendo: il personale in ufficio ha bisogno degli strumenti giusti per soddisfare le proprie esigenze e aumentare la produttività, favorire l’innovazione e migliorare la collaborazione. 

Le persone non sono più in grado di definire il proprio spazio di lavoro che varia a seconda delle attività  da svolgere (ad esempio presentazioni, creazione di documenti o conference call) e delle modalità che ciascuno predilige. Se aggiungiamo lo svincolamento da orari e luoghi di lavoro fissi, il risultato è una forza di lavoro più autonoma.
Lo Smarter Working può essere la strada che le aziende potranno seguire per trasformare questo cambiamento in opportunità. L’obiettivo è quello di sostenere le diverse modalità di comunicazioni tra i dipendenti e con i clienti e la coesione aziendale in una situazione che il sociologo Zygmunt Bauman definirebbe “liquida”.
L’applicazione dello Smarter Working oggi porta a riduzione del 30% dei costi di real estate, diminuzione del 60% di assenteismo, aumento del 20% di soddisfazione del personale e dei clienti (Plantronics Leesman Index Study 2011).

L’obiettivo dello smarter working è quello di far risparmiare l’azienda e rendere il lavoratore più felice facendolo lavorare in un ambiente di lavoro più confortevole.
I drivers per diventare una realtà Smarter Working sono:

  • Bricks: evoluzione dello spazio lavorativo;
  • Bytes: implementazione della Unified Communication & Collaboration;
  • Behaviour: nuove modalità di gestione dei collaboratori.

Spazio di lavoro fisico (Bricks)
Per ottenere un ufficio Simply Smarter non è sufficiente un’azione di  riprogettazione con una particolare attenzione alla collaborazione e al benessere delle persone. Ormai i dipendenti trascorrono sempre più tempo lontano dalla scrivania. Con questa tendenza emerge l’esigenza per le aziende di fornire al proprio staff lo spazio necessario per lavorare con gli strumenti giusti. Sale riunioni, sale per le conference call o per la proiezione delle presentazioni e la condivisione dei progetti, sono solo alcuni dei primi passi da fare.
L’aumento progressivo del telelavoro e degli spazi di lavoro condivisi, ha come principale controindicazione la perdita di controllo che i lavoratori hanno sul rumore ambientale, soprattutto quando ricevono o effettuano chiamate non programmate ma necessarie. Tuttavia, la chiarezza della voce e la comprensione sono essenziali per trasmettere una buona impressione e mantenere un alto livello di professionalità.
Per i dipendenti, trovare nuovi spazi di lavoro, significa avere un riparo dai rumori e dalle distrazioni. Ma per le aziende che vogliono continuare a essere produttive, ciò non può assolutamente tradursi in isolamento. Soprattutto in presenza di open space, diventa quindi indispensabile che le aziende e i dipendenti adottino un regolamento per ridurre al minimo le interferenze sul lavoro altrui.

Spazio di lavoro virtuale (Bytes)
Accanto allo spazio di lavoro fisico è necessario ridefinire lo spazio di lavoro virtuale attraverso strumenti idonei. Gli strumenti Ict, e in particolare le tecnologie di Unified Communication & Collaboration possono dare un contributo significativo all’implementazione dello Smart Working, grazie alla loro capacità  di facilitare le interazioni tra le persone, indipendentemente dalla loro posizione e al supporto che tali applicazioni possono dare alle persone che lavorano in condizioni di mobilità. Questo è sicuramente uno degli aspetti sui quali le aziende nei prossimi anni dovranno investire e lavorare maggiormente.

I modelli di lavoro: Behaviour
Oggi i manager dimostrano un certo impegno sui temi legati allo Smart Working, ma hanno ancora difficoltà nella condivisione di informazioni aziendali e nell’incentivare e premiare il contributo innovativo delle persone. Tuttavia, non mancano esempi di management restii a valutare positivamente il lavoro svolto con modalità e luoghi diversi dall’ufficio “tradizionale”.
Inoltre, non mancano le resistenze da parte dei collaboratori, i quali sono ancora poco disponibili a cambiare modalità di lavoro e a ridefinire le attività, lavorando in modo flessibile (luoghi e orari lavorativi), a seconda delle esigenze.

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