Dalla mappatura dei ruoli alla valutazione del personale

La valutazione del personale (competenze, performance, …) è uno degli strumenti chiave che la Direzione delle Risorse Umane può utilizzare per partecipare attivamente alla gestione strategica dell’impresa. Grazie ai sistemi di valutazione è infatti possibile definire tutti quegli interventi (formazione, revisione delle politiche di compensation, riorganizzazione, …) necessari al raggiungimento degli obiettivi di medio e lungo termine previsti dalla strategia aziendale. 
In questo articolo sono sintetizzate le macrofasi di un ipotetico processo di mappatura dei ruoli e di valutazione del personale.

Le aziende che decidono di intraprendere questo processo di cambiamento organizzativo, si impegnano ad incrementare l’efficienza e l’efficacia organizzativa.

Una posizione lavorativa…

Per poter definire un sistema di valutazione del personale, sono necessarie alcune attività preliminari. È infatti necessario creare le opportune premesse per l’introduzione di sistemi di Valutazione e Sviluppo delle Competenze e delle Prestazioni, di Gestione del Merito (Rewarding), per rendere coerenti tutti i sistemi di gestione e sviluppo del personale: selezione, formazione, percorsi di carriera, sistema premiante, gestione del potenziale e delle performance.

Step 0 – Mappatura dei ruoli e delle posizioni: fotografia dell’organizzazione aziendale
Se non è stato già fatto, è necessario mappare i ruoli e le posizioni presenti nei processi lavorativi aziendali.
Gli strumenti comunemente più utilizzati sono i questionari per le Job Analysis associati preferibilmente a una Valutazione a 360°. In alcune aziende, particolarmente attente ai rapporti con l’ambiente esterno, sono coinvolte nella definizione e revisione dei ruoli anche figure esterne come i clienti e i fornitori.
La raccolta delle informazioni è necessaria per creare le Job Description e gli obiettivi relativi alle posizioni aziendali.

Step 1 – Creazione del Dizionario delle competenze
La Job Description ha una funzione strumentale alla definizione delle competenze necessarie per coprire un determinato ruolo e alla creazione del Dizionario delle Competenze aziendali.
In questa fase è molto forte il coinvolgimento della Direzione delle Risorse Umane. Per l’associazione delle competenze ai ruoli è possibile scegliere tra due strade principali:

1. Processo Top – Down: la DRU, dopo aver coinvolto i responsabili e i collaboratori durante la Job Analysis, definisce “unilateralmente” le competenze e gli obiettivi per ogni ruolo, le declaratorie delle competenze e gli indicatori comportamentali per agevolare la valutazione del personale.
   
2. Processo Bottom – Up: i responsabili di area sono coinvolti nell’assegnazione delle competenze e degli obiettivi, nella definizione delle declaratorie e degli indicatori comportamentali.
   

Step 2 – Prima valutazione del personale
A questo punto l’azienda ha a disposizione tutti gli strumenti  per procedere con la valutazione delle competenze e degli obiettivi del personale.
Solitamente, quando si avvia per la prima volta un processo di valutazione, la DRU si impegna a formare i valutatori sulle finalità e modalità della valutazione e su come evitare i bias.

Step 3 – Analisi dei risultati e definizione degli interventi
La Direzione delle Risorse Umane, in collaborazione con i responsabili, effettuerà un’analisi dei risultati (per es. Skill Gap Analysis) e valuterà gli interventi formativi (corsi, addestramento, training, …) e gli incentivi economici per migliorare le performance del personale. In questa fase viene anche valutata la possibilità di inserire in organico personale in grado di ampliare il know-how aziendale.

Step 4 – Ridefinizione dei ruoli e delle posizioni alla luce delle nuove strategie e dei nuovi obiettivi aziendali

1. Nel momento in cui la Direzione Aziendale elabora una strategia e nuovi obiettivi a medio-lungo termine, la Direzione delle Risorse Umane (in collaborazione con i responsabili di area) può effettuare un’analisi a monte delle esigenze e definire nuove competenze e/o ruoli, oppure valutare l’inserimento di personale qualificato. In presenza di gap la DRU potrà anche pianificare i primi interventi formativi.
   
2. La valutazione del personale servirà per valutare l’impatto delle decisioni prese dalla DRU ed eventualmente procedere con una revisione dell’impianto generale.
   

Per approfondimenti: Gestione Risorse Umane