La job analysis è un’analisi approfondita delle mansioni proprie di una posizione lavorativa con lo scopo di individuare i requisiti e le componenti di una specifica posizione.
La job analysis è, in altri termini, un processo di raccolta di informazioni sugli strumenti, i compiti, i comportamenti e i risultati osservabili (in relazione a determinati obiettivi) relativi a una posizione lavorativa con l’obiettivo di produrre una job description, una valutazione (job evaluation) o una classificazione della posizione. Questa operazione permette di definire programmi di formazione e sviluppo, sistemi di flusso del sapere e sistemi di Compensation & Benefit.
Nella job description, i dati raccolti con la job analysis, sono rappresentati in una descrizione analitica e formalizzata di una posizione. La job description indica il nome della posizione, le sue finalità principali, la posizione in organigramma e le principali mansioni. La job description può essere utilizzata per vari scopi quali: la valutazione delle posizioni e la ricerca e selezione del personale.
Gli strumenti qualitativi utili alla creazione di un’analisi sono:
- diari delle attività;
- “tecnica dell’incidente critico” che consiste nella valutazione di comportamenti particolarmente rilevanti.
Esistono diversi approcci per condurre un’analisi:
- Il task inventories presuppone l’identificazione di compiti (“tasks”), tipicamente dopo aver condotto delle interviste ad alcuni “esperti” della posizione (job incumbents). Successivamente i vari compiti vengono classificati per importanza, frequenza e tempo richiesto. Questo approccio ha lo svantaggio di non fornire informazioni sulle KSAOs (sono di solito dedotte), rendendo difficili le comparazioni tra famiglie di posizioni.
- L’analisi di posizione funzionale (functional job analysis – FJA) è una tecnica basata sui compiti (o orientata al lavoro). L’attenzione è focalizzata sull’azione svolta, il risultato osservabile, gli strumenti utilizzati, e il grado di responsabilità della posizione. Gli elementi della posizione ricevono un punteggio a seconda della relazione con dati (0-6), persone (0-8) e oggetti (0-9), dove punteggi bassi rappresentano un’alta complessità. Questo approccio consente di comparare le posizioni presenti in azienda secondo una metrica comune.
- L’analisi orientata al lavoratore (worker oriented analysis) consiste nell’identificazione delle caratteristiche o dei comportamenti del lavoratore per poi classificarli in base all’importanza e alla frequenza. A questo approccio appartiene il Fleishman job analysis system (F-JAS).
La job analysis può essere condotta utilizzando uno o più dei seguenti sistemi:
- Intervista con una o più persone che ricoprono la posizione o ai loro superiori;
- Focus group con persone che ricoprono la posizione;
- Osservazione diretta o videoregistrata della persona che ricopre la posizione;
- Esame di mansionari, manuali delle procedure, profili professionali, contratti di lavoro e altre fonti scritte.
La Task Analysis è l’analisi approfondita di una mansione svolta nell’ambito di una posizione lavorativa. Per ogni mansione vengono analizzate le attività manuali e mentali necessarie, durata, frequenza, condizioni ambientali, attrezzature e vestiario e ogni altro elemento significativo per il suo svolgimento. Può essere realizzata anche per altri scopi:
- Per ridurre o capire i motivi per cui si è verificato un infortunio;
- Per migliorare le modalità di lavoro;
- Per progettare o modificare un macchinario o un software.