La job analysis è un’analisi approfondita delle mansioni proprie di una posizione lavorativa con lo scopo di individuare i requisiti e le componenti di una specifica posizione.

La job analysis è, in altri termini, un processo di raccolta di informazioni sugli strumenti, i compiti, i comportamenti e i risultati osservabili (in relazione a determinati obiettivi) relativi a una posizione lavorativa con l’obiettivo di produrre una job description, una valutazione (job evaluation) o una classificazione della posizione. Questa operazione permette di definire programmi di formazione e sviluppo, sistemi di flusso del sapere e sistemi di Compensation & Benefit.
Nella job description, i dati raccolti con la job analysis, sono rappresentati in una descrizione analitica e formalizzata di una posizione. La job description indica il nome della posizione, le sue finalità principali, la posizione in organigramma e le principali mansioni. La job description può essere utilizzata per vari scopi quali: la valutazione delle posizioni e la ricerca e selezione del personale.

La job description è alla base anche del job posting. Questo strumento serve a rendere trasparente la selezione interna all’azienda tramite la pubblicazione di annunci sui sistemi informativi aziendali. I risultati della job analysis sono molto utili nell’ambito delle politiche delle risorse umane anche per la sicurezza sul lavoro (mappatura dei rischi) o per l’inserimento in azienda di nuove risorse. Il risultato di una job analysis è un elenco di compiti (tasks), cioè la descrizione delle azioni normalmente associate alla posizione, seguito dalle cosiddette CCAeaC (Conoscenze, capacità, abilità e altre caratteristiche, in inglese: KSAOs Knowledge, Skills, Abilities and Other characteristics) richieste per la posizione. Le informazioni ottenute servono a calibrare gli strumenti di selezione (test, questionari e interviste) sui contenuti richiesti dalla posizione.

Gli strumenti qualitativi utili alla creazione di un’analisi sono:

  • diari delle attività; 
  • “tecnica dell’incidente critico” che consiste nella valutazione di comportamenti particolarmente rilevanti. 

Esistono diversi approcci per condurre un’analisi:

  1. Il  task inventories  presuppone l’identificazione di compiti (“tasks”), tipicamente dopo aver condotto delle interviste ad alcuni “esperti” della posizione (job incumbents). Successivamente i vari compiti vengono classificati per importanza, frequenza e tempo richiesto. Questo approccio ha lo svantaggio di non fornire informazioni sulle KSAOs (sono di solito dedotte), rendendo difficili le comparazioni tra famiglie di posizioni. 
  2. L’analisi di posizione funzionale (functional job analysis – FJA) è una tecnica basata sui compiti (o orientata al lavoro). L’attenzione è focalizzata sull’azione svolta, il risultato osservabile, gli strumenti utilizzati, e il grado di responsabilità della posizione. Gli elementi della posizione ricevono un punteggio a seconda della relazione con dati (0-6), persone (0-8) e oggetti (0-9), dove punteggi bassi rappresentano un’alta complessità. Questo approccio consente di comparare le posizioni presenti in azienda secondo una metrica comune. 
  3. L’analisi orientata al lavoratore (worker oriented analysis) consiste nell’identificazione delle caratteristiche o dei comportamenti del lavoratore per poi classificarli in base all’importanza e alla frequenza. A questo approccio appartiene il  Fleishman job analysis system (F-JAS). 

La job analysis può essere condotta utilizzando uno o più dei seguenti sistemi:

  • Intervista con una o più persone che ricoprono la posizione o ai loro superiori; 
  • Focus group con persone che ricoprono la posizione; 
  • Osservazione diretta o videoregistrata della persona che ricopre la posizione; 
  • Esame di mansionari, manuali delle procedure, profili professionali, contratti di lavoro e altre fonti scritte.

La Task Analysis è l’analisi approfondita di una mansione svolta nell’ambito di una posizione lavorativa. Per ogni mansione vengono analizzate le attività manuali e mentali necessarie, durata, frequenza, condizioni ambientali, attrezzature e vestiario e ogni altro elemento significativo per il suo svolgimento. Può essere realizzata anche per altri scopi:

  • Per ridurre o capire i motivi per cui si è verificato un infortunio; 
  • Per migliorare le modalità di lavoro; 
  • Per progettare o modificare un macchinario o un software.

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